Aktéři
Soutěže o veřejné zakázky (na služby, zboží nebo stavební práce) vypisují tzv. zadavatelé:
- organizace disponující veřejnými prostředky – např. ministerstva, kraje, obce, školy zřizované samosprávou, atd.
- ale i soukromé firmy, které např. na zakázku získaly dotaci z veřejných prostředků
Naopak dodavatelé jsou ti, kdo na poptávku zadavatelů reagují a veřejnou zakázku se snaží získat.
Zadavatelé jsou ti, kdo platí. Dodavatelé jsou ti, kdo dodávají a peníze inkasují.
První a druhá strana mince
Zamýšleným cílem systému veřejných zakázek je úspora veřejných prostředků tak, aby se peníze daňových poplatníků investovaly co nejeefektivněji.
Reálným cílem je často „přihrát“ zakázku předem vybrané firmě a výběrové řízení je vypsáno se skrytými překážkami pro všechny ostatní. Takové přihrávání zakázek jde na první pohled proti principu efektivního nakládání s penězi daňových poplatníků a může být i trestným činem se sazbou až 10 let.
Stává se však, že poctivě provedené výběrové řízení dle zákona rozbije stávající funkční vztah mezi veřejným zadavatelem a soukromým dodavatelem a nahradí stávajícího dražšího dodavatele „cenově výhodnějším“, který ovšem po půl roce nezvládá dodávat za „podstřelené“ ceny. Naneštěstí k tomu původní dražší dodavatel už dodává jinam, nebo musel propustit klíčové zaměstnance.
Efektivní nakládání s penězi daňových poplatníků je tedy složitější než jednoduchá mantra „za nejnižší nabídkovou cenu“ (viz tzv. problém pána a správce).
Dále prakticky.
Kde najít veřejné zakázky?
V první řadě se o vypsaném řízení musí potenciální dodavatel dozvědět a to je problém.
Centrálním (v rámci ČR) místem zveřejňování je Věstník veřejných zakázek. Věstník umožňuje zasílat informace e-mailem o nových zakázkách ze zvolených oborů služeb a zboží, nebo o zakázkách vybraného zadavatele.
V centrálním věstníku však nemusí být zveřejňovány tzv. podlimitní zakázky ani zakázky malého rozsahu. Zakázky malého rozsahu pak nemusí být zveřejněny ani na profilu zadavatele v jeho portálu veřejných zákazek. Navíc portálů je mnoho. O podlimitní zakázce nebo o zakázce malého rozsahu tak dodavatel často ví jen z doslechu.
Více o tom v článku o hledání veřejných zakázek a o službě s hlídáním zakázek spojené .
Jak dlouho soutěž probíhá?
Od vypsání věřejné zakázky, tedy od zveřejnění závazných podmínek až do termínu podání přihlášek je čas zpravidla pouze měsíc. To je čas, který má dodavatel na nastudování podmínek a přípravu nabídky.
Po termínu podání nabídek trvá vyhodnocení dny až týdny. V této fázi dodavatel nemůže dělat nic.
Po zveřejnění vítěze je 15 dní na podání námitek. V tomto časovém okně může být dodavatel aktivní.
Poté dojde k uzavření smlouvy s vítězem a soutěž je uzavřená. Pouze v případě, že dodavatel eskaluje spor se zadavatelem před ÚOHS se podpis smlouvy odkládá až o 60 dní.
Kdo se může přihlásit?
Výběrové řízení probíhá zpravidla jako tzv. otevřené řízení nebo zjednodušené podlimitní řízení, do kterého se může přihlásit jakákoliv firma. Např. já se mohu přihlásit do tendru na dostavbu dálnice D35. Ne každá nabídka se však dostane do fáze, kdy bude srovnávána s jinými nabídkami. Dodavatel musí splnit následující podmínky:
-
- Základní způsobilost (§ 74) – nesmí mít dluhy u státu a musí mít čistý trestní rejstřík. To splňuji.
- Profesní způsobilost (§ 77) – příslušné živnostenské oprávnění, koncese. Má nabídka na dostavbu D35 by byla odmítnuta už proto, že nemám živn. oprávnění k provádění staveb.
- Ekonomická kvalifikace (§ 78) – zadavatelé zpravidla požadují obrat za poslední 3, 4, 5 let, který odpovídá hrubé představě o ceně zakázky. Má nabídka na dostavbu úseku v ceně 5,9 mld. Kč by byla odmítnuta proto, že za posl. 3 roky nemám roční obrat 1 mld. Kč.
- Technická kvalifikace (§ 79) – kromě univerzálního klíče obratu požadují zadavatelé zpravidla také historii realizací obdobných zakázek. Moje nabídka by tedy byla odmítnuta proto, že jsem v posl. 3 letech napostavil žádnou 4pruhou pozemní komunikaci v délce min. 3 km.
Je zřejmé, že do veřejných zakázek není snadné „naskočit“ jako mladá firma. Něco lze ale řešit následovně:
- Obrat a reference je možné sbírat jako subdodavatel a po 3 letech se pokusit zakázku získat jako přímý dodavatel.
- I bez vlastní historie nebo koncese lze kvalifikaci prokázat tzv. jinou osobou (§ 83) – máte spřátelenou firmu, která splňuje to, co nesplňujete sami – uzavřete s ní smlouvu, že se bude na zakázce podílet s Vámi, a ona Vás tak v soutěži zaštítí.
Skryté vstupní podmínky
Zvláštní kategorii podmínek tvoří podmínky ve smlouvě přiložené k zadávací dokumentaci. Smlouvu musíte zpravidla bez výhrad přijmout a akceptovat pokuty, penále, termíny splatnosti a pod. Výhodou těchto podmínek je, že záleží pouze na Vaší vůli, jestli je chcete nebo nechcete přijmout (a do soutěže se přihlásit nebo nepřihlásit).
Cena a hodnotící kritéria
Nejnižší nabídková ceny bývá často jediným kritériem – po vyřazení všech, kdo nesplňují podmínky způsobilosti a kvalifikace, vyhraje ten, kdo nabídl nejnižší cenu.
Orientační cenové hladiny konkurence lze někdy zjistit z předchozích výběrových řízení daného zadavatele, nebo z obdobných řízení u jiných zadavatelů. Výsledky proběhlých tendrů jsou zpravidla veřejné.
Někdy vedle ceny hodnotí zadavatelé i kvalitu nebo spolehlivost dodavatele. Musí dopředu stanovit, jak přesně budou kvalitu / spolehlivost bodovat a jakou váhu bude mít toto bodování vůči nabídkové ceně.
Portály veř. zakázek
Zadavatelé mají zřízený svůj „profil“ na některém portálu, nejvýznamnější jsou tyto:
- NEN (zde např. Neratovice)
- Tender arena (např. Nemocnice Na Homolce)
- E-ZAK (např. VŠE)
- e-zakazky (např. Praha 3)
Na svém profilu uveřejňuje zadavatel jím vypsané zakázky a přes portál pak probíhá soutěž o zakázku – podávání nabídek, uveřejnění výsledků, příp. dotazy k nejasnostem.
Registrace do portálu je první krok, který musí dodavatel udělat, pokud chce o zakázku soutěžit. Více o portálech zde.
Elektronický podpis
K registraci do portálu veřejných zakázek téměř vždy potřebujete elektronický podpis.
El. podpis je vhodný i pro podepisování PDF dokumentů, které odesíláte jako svou nabídku. Takže i když je v zadávací dokumentci napsáno, že el. podpis není vyžadován, prakticky se mu nevyhnete, pokud nechcete tisknout, podepisovat a scanovat desítky listů papíru. Více o el. podpisu zde.
Zadávací dokumentace
Zadavatel popisuje svou poptávku v tzv. zadávací dokumentaci a v jejích přílohách. Hlavní text má více právní charakter a specifikuje podmínky účasti dodavatelů, samotnému předmětu zakázky se věnuje hlavní text spíše okrajově a srozumitelné praktické požadavky jsou v přílohách.
I nesrozumitelnou právnickou hlavní část zadávací dokumentace však musí někdo ze strany dodavatele přečíst, protože může skrývat podmínky, jejichž nesplnění připraví dodavatele o výhru, i když nabídne dobrou cenu.
Více o zadávací dokumentaci.
Nabídka dodavatele
Dodavatel nabízí často pouze cenu, protože ze zadání je přesně určeno vše ostatní. Někdy vedle ceny nabízí a popisuje kvalitu či specifika jím nabízeného zboží nebo služby.
Samotná nabídka se obvykle sestává z tzv. krycího listu s údaji o dodavateli a o ceně. Vedle něj je vyžadováno nespočet příloh. Obsah příloh je většinou administrativní – opakované vyplňování údajů o dodavateli, a menšinově finančně-technický – kdy je rozepsáno ocenění, dodatečné náklady, technika zpracování nebo parametry dodávky.
Samotné odeslání nabídky pak připomíná odeslání e-mailu s mnoha přílohami. Přílohy musí být zpravidla podepsané – nejlépe elektronicky.
Více o nabídce dodavatele zde.
Vyhodnocení a námitky
Narozdíl od e-mailu ale zadavateli přijdou všechny nabídky v jeden okamžik – v termín dopředu uveřejněný. I pokud máte na straně zadavatele svého „agenta“, nikdy se dopředu nedozvíte, kdo už z konkurence nabídku podal a s jakou cenou. To garantuje portál veř. zakázek a dokonce ani technici portálu nemají k nabídkám přísup (jsou šifrované).
Po otevření nabídek zadavatel provede vyhodnocení, vyřadí nabídky dodavatelů, kteří nesplňují vstupní podmínky, a ze zbylých určí vítěze a toho oznámí.
Pokud nejste vítěz a cena konkurence se Vám zdá nepřiměřeně nízká, můžete napadnout výsledek dotazem, námitkami: „Jak je možné, že …“ Na dotazy má zadavatel 15 dní na odpověď. Rozpor můžete eskalovat až k Úřadu hospodářské soutěže.
Může se také stát, že vítěz si až po svém vítězství přečte smlouvu, se kterou zprvu bez čtení souhlasil. Zjistí, že nabídl nerálnou cenu, a odstoupí, přestože mu propadne kauce. Tak se můžete stát nakonec vítězem Vy z 2. nebo ze 3. místa.
Shrnutí
Ačkoliv je situace složitější, ideálně se zadavatelé skrze tendry na veřejné zakázky snaží k financím vybraným od nás najít pro nás nejlevnější služby / produkty od dodavatelů.
Pokud do veř. tenderů chcete vstoupit jako dodavatel, musíte předně vyřešit problém, jak se o vypsaných tendrech včas dozvědět, protože na podání nabídky máte zpravidla jen měsíc.
Aby nabídka dodavatele byla brána vůbec v potaz, musí dodavatel splnit čtvero podmínek: základní a profesní způsobilost, ekonomickou a technickou kvalifikaci.
Zadavatelé poté vybírají zpravidla podle nejnižší ceny.
Celý proces soutěže probíhá přes online portál veřejných zakázek, do kterého se musí dodavatel registrovat s pomocí elektronického podpisu.
Zadávací dokumentace je sada dokumentů, kterými zadavatel poptává služby nebo produkty od dodavatele. Má jednak právní a jednak technicko-ekonomickou část.
Nabídka je sada dokumentů, kterými dodavatel odpovídá na poptávku zadavatele – obsahuje zejména cenu, někdy i bližší popis služby, produktu a potom množství osobních / firemních údajů.
Vítězný dodavatel nemusí vždy veřejnou zakázku získat – může sám odstoupit, nebo jej konkurenční dodavatel může námitkami vyřadit a celá soutěž se zopakuje.
